Esimiehen työkalut koko työyhteisön yhdistävään työkalupakkiin

Mitä löytyy työkalupakista? Kuva: Lisen Forsgård

Missä meillä on vakuutukset? Mihin sairauspoissaolot pitikään ilmoittaa? Mikä on riskien arviointi? Tarvitaanko tehtävänkuvausta? Koskeeko sisäinen valvonta minuakin? Saako hankintoja suorittaa miten haluaa? Pitääkö lapsivaikutusten arviointi tehdä? Milloin kehityskeskustelut käydään? Miten suorituslisää jaetaan? Kuka tarvitsee aktiivisen tuen mallia? Mikä ihmeen yhteistyötoimikunta?

Suurten ikäluokkien jäädessä eläkkeelle tarkoittaa se, että vääjäämättä henkilöstö vaihtuu. Pitkää uraa tehneet työntekijät lähtevät ja uudet ja usein varsin kokemattomat tulevat tilalle. Uudella työntekijällä on paljon opittavaa uudessa työpaikassa ja perehdytyksen aikana tulee kärrykuormallinen asioita omaksuttavaksi varsin nopealla tahdilla. Kaikkea ei kerralla pysty kukaan sisäistämään ja myöhemmin saattaa tuntua siltä, että hukkuu kysymystulvaan ja ettei koskaan ole kuullut puhuttavankaan siitä ja tästä asiasta. Lisäksi uuden työntekijän saapuessa, on sitten kyse esimiehestä taikka ihan suorittavan työn tekijästä, saattaa tilanne olla jopa niin, että entinen työntekijä on ennättänyt talosta lähteä viikkoja tai kuukausia aiemmin, eikä ole opastamassa uutta. Tällöin aikaa tuhrautuu siihen, että henkilö joutuu tekemään valtavasti työtä ja käyttämään aikaa erilaisen tiedon etsiskelyyn. Olisiko siis helpompaa, jos kaikki tieto pystyttäisi kokoamaan yhteen paikkaan helposti saatavaksi?

Kaikki työkalut samaan pakkiin?

Kokkolan seurakuntayhtymä osallistui Kevan ja Kirkon työmarkkinalaitoksen organisoimaan Työhyvinvointijohtamisen oppimisverkostoon vuosina 2017 – 2018. Pitkään mietimme omalla tahollamme millainen kehittämisprojekti palvelisi meitä kaikkein parhaiten ja itseasiassa varsinaisesti omaan työhömme pystyimme keskittymään vasta kun varsinainen oppimisverkoston työ oli jo loppusuoralla. Idea työkalupakista lähti yllättäen liikkeelle erään palaverimme yhteydessä, jossa totesimme, kuinka paljon meillä onkaan kaikenlaisia ohjeita ja apuvälineitä, mutta kuinka hajallaan kaikki tieto verkkoasemalla onkaan ja kuinka vaikea esimiehen, uuden taikka jo kokeneemman, on kaikki tarvittava sieltä, eri polkujen takaa, löytää. Tuohon aikaan myös seurakuntayhtymäämme oli tullut uusia työntekijöitä, jotka esimiesasemassaan olivat kokemattomia, ja tarvitsivat apuvälinettä eri materiaalien yhteen koostamiseen.

Työkalupakin työstäminen aloitettiin kirjaamalla ylös asioita tai ongelmatilanteita joihin esimies saattaa törmätä, samalla kirjattiin ylös kaikki jo olemassa olevat ohjeistukset ja apuvälineet jotka meillä ovat olleet käytössä. Runkoa hahmoteltiin osittain myös Lahden kaupungin työkalupakkimallilla, mutta pian huomasimme, että meillä eteen tulee ihan erityyppisiä kysymyksiä, niinpä lähdimme muokkaamaan pakistamme meidän työyhteisömme näköistä.

Vasta taloon tulleilta ja jo pitkään talossa olleilta esimiehiltä kerättiin kommentteja pakin sisältöön ja toiveita mahdollisista työkaluista, joille tarvetta on ilmennyt. Työkaluja kootessamme huomasimme myös, että meillä oli paljon vanhaa, turhaa ja päivittämätöntä tietoa ja niinpä useat eri asiakirjat päivitettiin samalla vastaamaan nykypäivän tilannetta, vanhat hävitettiin kansioista kummittelemasta ja mikä parasta, myös asiakirjojen jatkopäivityksistä sovittiin. Työkalupakki antaa vastauksia ja apuvälineitä paitsi työsuojeluun ja työhyvinvointiin liittyviin kysymyksiin, mutta myös ihan arkipäivän työhön ja työsuhteeseen liittyviä ohjeistuksia on liitetty sen osaksi.

Esimiehen työkalupakki. Kuva: Lisen Forsgård

Työkalupakin ulkoasu ja käytettävyys haluttiin tehdä mahdollisimman yksinkertaiseksi ja pidimme koko ajan mielessä sen, että tämän työkalun on tarkoitus tehdä tiedon etsimisestä ja välineiden käytöstä mahdollisimman helppoa. Niinpä työkalut koottiin yksinkertaisesti excel-taulukkoon, josta kukin työkalu linkitettiin verkkolevyllä oleviin varsinaisiin ohjeisiin ja asiakirjoihin sekä mm. Työturvallisuuskeskuksen ja Kirkon työmarkkinalaitoksen verkkomateriaaleihin. Taulukko palvelee paitsi ”sisällysluettelona” myös avaa samalla enemmän itse asiasisältöä lyhyen selityksen muodossa. Pakkimme sisältää lopulta kaikkiaan yli 70 asiaa ja liki 100 erilaista työkalua kyseisten asioiden ratkaisemiseksi. Pakkihan ei toki ole koskaan ihan valmis, vaan sen sisältö elää aina kun uusia asioita ilmaantuu, tai joko itse luomme uusia työkaluja apuvälineiksi, tai saamme jonkun muun valmistelemia ohjeistuksia hyödynnettäviksi.

Improvisaatioteatteria ja suklaakolikoita

Työkaluja tutkaillessamme keskustelimme pitkään myös siitä, että vaikka työkalut ovatkin esimiehen ensisijainen apuväline, koskettavat ne kaikki myös joko välillisesti tai suoraan ihan jokaista työntekijää talonmiehestä hallintojohtajaan ja lastenohjaajasta kirkkoherraan. Miksi siis rajaisimme pakkiin vain esimiehiä koskevia asioita ja esittelisimme asioita vain heille? Mitä enemmän kaikki työntekijät ovat tietoisia työtä helpottavista ja tukevista työvälineistä, sitä mutkattomammin ongelmat saadaan ratkaistua ja työnteko sujuu kitkatta.  Tältä pohjalta sai ideansa koko työyhteisön työkalupakkikoulutus, joka oivallisesti kytkettiin osaksi paikallisesti neuvoteltavaa kiky-tuntien käyttöä ja järjestettiin lokakuussa 2018.

Koulutuksesta suunnittelimme aluksi hyvin perinteistä istu-kuuntele-tee muistiinpanoja -tyyppistä kuivaakin kuivempaa luentoa, mutta lopulta hautasimme ajatuksen todettuamme, ettei kukaan jaksa kuunnella ja keskittyä näin isoon asiaan neljää tuntia. Niinpä päädyimme toteuttamaan, osittain osallistavan, osittain luentomallisen, osittain erilaisiin esimerkkeihin perustuvan, mutta kokonaisuudessaan ei-niin-vakavan koulutusiltapäivän tylsien, ”ei kuulu minun työtehtäviini” ja osittain vakavienkin aiheiden parissa. Kouluttajina toimivat työryhmämme jäsenet joiden perinteiset roolit hallintojohtajana, henkilöstöpäällikkönä, palvelupäällikkönä ja seurakuntapastorina heitettiin romukoppaan tai käännettiin päälaelleen. Tavallaan esiinnyimme omina itsenämme, mutta eri nimillä, välillä toisen tehtävänkuvaa lainaten, välillä taas ihan toisenlaiseen rooliin heittäytyen improvisaatioteatterin keinoin. Omalla roolituksellamme halusimme päästä mahdollisimman lähelle työntekijöitä eli purkaa sitä korkeaa kynnystä, mikä usein työntekijöiden ja esimiesten/ johdon välillä on, samalla tehden työkalujen käytöstä ja toimivuudesta helposti ymmärrettäviä.

Iltapäivän aikana improvisoimme erilaisia esimiehen ja työntekijän välisiä tilanteita, joiden ratkaisemiseksi työkalupakista löytyy valmis työkalu. Työyhteisöllemme tuli tutuksi aktiivisen tuen mallin mukainen keskustelu esimiehen ja alaisen välillä ja se, että oli ongelma pieni tai iso, löytyy siihen mallista varmasti apua työntekijälle ja valmiit kysymykset ja toimintaohjeet esimiehelle. Mallin mukaisen keskustelun käynnistämisen ei tarvitse aina olla esimieslähtöistä, vaan myös työntekijä voi pyytää esimieheltään, että keskustelu käydään.

Työryhmämme demonstroi myös tilanteen lapsiasiainvaikutusten arvioinnista ja siitä, että seurakunnista löytyy pelastussuunnitelma muualtakin kuin Raamatusta. Arkistointisuunnitelmaa kannattaa myös noudattaa, jottei huku mappien valtamereen ja johtoviidakosta löytyy seurakunnan johdon lisäksi myös johtosääntöjä. Toimintakertomus ei suinkaan ole satukirja, vaan sisältää ihan oikeata tietoa tavoitteiden saavuttamisesta. Deadlinesta on pidettävä kiinni, jotta organisaation vuosikello pysyy oikeassa ajassa ja sisäistä valvontaa suoritetaan, jotta seurakunnissa ja seurakuntayhtymissä toimitaan meille annettujen ohjeiden mukaan. Kenellekään ei varmasti jäänyt epäselväksi, mitä asioita täytyy muistaa ennen lomalle jäämistä tehdä, aurinkorannalta kun on myöhäistä enää esimiehelle mm. loma-anomusta kirjoitella tai asettaa sijaisuutta Kipan Akkunassa.

Iltapäivässä oli koolla liki koko 150-jäseninen henkilöstömme, joka etukäteen jaettiin aakkosjärjestyksessä pienempiin ryhmiin, jolloin mahdollistettiin myös tutustuminen johonkuhun sellaiseen työtoveriin, jonka kanssa ei juuri koskaan olla tekemisissä. Ryhmäjaolla vahvistettiin yhteisöllisyyttä ja saatiin aikaan hyviä keskusteluja eri ammattiryhmien välillä. Koulutuksen aikana tehtiin ryhmätöitä, joissa nimettiin itselle tärkeitä työyhteisön pelisääntöjä, pohdittiin, millaista on hyvä käytös työpaikalla, kirjattiin ”läheltä piti” -tilanteita ja lopuksi jaettiin suorituslisää ryhmän kesken suklaakolikoiden muodossa.

Kokkolan seurakuntayhtymän työhyvinvoinnin kehittämisryhmä Kristina Holm, Martti Nykänen, Mari Lehtiheimo ja Helinä Marjamaa löysivät työkalupakista myös seurakunnan johdon. Kuva: Lisen Forsgård

Johtopäätökset

Mitä koko projektista meille sitten jäi käteen? Tärkeimpänä asiana on varmasti se, että nyt meillä on yhteen paikkaan koottu kaikki tarpeelliset työkalut, joita ensisijaisesti esimies tarvitsee työhyvinvoinnin johtamiseen, mutta jotka on tarkoitettu myös kaikkien työntekijöiden käyttöön. Lisäksi kaikki asiakirjat on päivitetty ja vanhat hävitetty. Työryhmän erinomainen yhteishenki, tunnollisuus, heittäytyminen ja ideointikyky poiki vuodelle 2019 seurakuntayhtymäämme turvallisuuden teemavuoden sloganilla ”Terveenä töistä kotiin”. Teemavuoden myötä päästään jatkotyöstämään koko työyhteisönä joitakin työkalupakissakin esiin nousseita turvallisuuteen liittyviä asioita. Lisäksi vahvistetaan leiri- ja retkityötä tekevien turvallisuustietoutta ja hengenpelastustaitoja, harjoitellaan yhdessä poistumisturvallisuutta ja alkusammutustaitoja sekä opetellaan toimimaan uhka- ja väkivaltatilanteissa.

Työryhmän työskentely oli varsin tiivistä ja jo alussa suunnittelimme selkeän kokoontumisaikataulun ja määrittelimme kullekin oman tehtäväalueen. Tapaamisissa keskustelimme paljon listattavista asioista ja päivitimme työkaluja joko itse, tai delegoimme päivittämisen niille henkilöille, joilla aina kyseisestä työkalusta oli parhaat tiedot ja osaaminen sen päivittämiseen. Huomasimme, kuinka paljon erilaista valmista tietoa ja apuvälineitä on saatavilla, kun niitä vain osaa netin syövereistä etsiä tai kysellä yhteistyötahoilta ja kollegoilta.

Työntekijöiltä saatu runsas positiivinen palaute koulutuksesta osoitti sen, että toteutustapa oli onnistunut. Työryhmä sai arvostusta heittäytymisestä ja mieleenpainuvasta koulutusmenetelmästä. Lisäksi yhteydenotot jälkeenpäin eri työkalujen käyttötavoista kertoo siitä, että asioita oli myös sisäistetty ilman perinteistä luentoakin. Työntekijöiden ennakkoasenteet ”pakolliseen kiky-koulutukseen” hälvenivät iltapäivän aikana ja oli hienoa huomata hyvä ryhmähenki jokaisessa pöydässä. Myös selkeä annettuihin tehtäviin vakavasti suhteutuminen oli nähtävissä ja ryhmätöiden osalta saatiin oivallisia esityksiä ja ajattelemisen aihetta.

Koulutus antoi meille kouluttajillekin paljon. Oli ilo huomata, kuinka koko työyhteisö lähti mukaan yhteisiin ryhmätehtäviin ja osittain tunnisti itsessään improvisoimiamme esimerkkejä. Välillä osattiin vakavoitua ja toisaalta myös heittäytyä tarpeen niin vaatiessa. Tärkeiden, vakavien ja asioiden, jotka eivät suoranaisesti liity omaan työnkuvaan, kouluttamisen ei tarvitse olla puuduttavaa, vaan kouluttajakin voi heittäytyä! Toki on tunnettava hyvin kohderyhmänsä, ja varsinainen asia on tuotava koulutuksessa hassuttelusta huolimatta riittävän selvästi ja asiallisesti esille.

Itselleni, joka olen esimiehenä toiminut jo usean vuoden ajan, suurin osa työkalupakin työkaluista oli tuttuja, mutta myös oudompia mahtui mukaan. Oman esimiesroolini alkutaipaleella tuskailin paljonkin asioiden kanssa, joihin nyt löytyy ratkaisun avaimet työkalupakista. Ymmärrän siis hyvin uusia esimiehiä, joille tietoa tulee ensimmäisten työviikkojen aikana valtavasti, ja jotka hukkuvat tietotulvaan ja kipuilevat oman muistikapasiteettinsa rajallisuuden kanssa. Heille se, että kokosimme kaikki asiakirjat helposti saataville tuo toivon mukaan helpotusta tähän tuskaan.

Kokemuksena projekti oli innostava ja sopivalla tavalla haastava. Tiedon kerääminen, muokkaaminen ja lopulta sen jakaminen muille oli antoisaa. Voin suositella kaikille uskallusta astua oman mukavuusalueen ulkopuolelle ja rohkeasti toteuttaa koulutuksissaan jotain samantapaista. Osallistava koulutus tai perehdyttäminen on trendikästä, mutta lisäisin siihen myös ehdottomasti kouluttajan oman kyvyn, halun ja uskalluksen heittäytyä tilanteeseen ja laittaa itsensä likoon pelkäämättä ihmisten reaktioita.

Mari Lehtiheimo
Kokkolan seurakuntayhtymä
palvelupäällikkö/ työsuojelupäällikkö

Kuvat: Lisen Forsgård

JÄTÄ KOMMENTTI

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *