Miten uudistaa seurakunnan verkkosivusto 3 kk:ssa? Lukkarin käyttöönoton neljä avainta

Valmistaudu Lukkarin kättöönottoon

Useat seurakunnat tai seurakuntayhtymät uudistavat verkkosivustonsa Lukkarilla kuluvan talven ja kevään aikana. Verkkouudistuksen aikataulu on usein ripeä, kun uusi sivusto halutaan verkkoon mahdollisimman pian. Tässä blogissa kerron muutamia vinkkejä siitä, miten verkkosivuston uudistus etenee tavoitteellisesti kohti julkaisua. Vinkit on tarkoitettu erityisesti niille työntekijöille, jotka ovat verkkouudistuksen yhteyshenkilöitä eli koordinoivat verkkosivuston uudistamista tietyssä seurakunnassa tai seurakuntayhtymässä.

Hyvä valmistelutyö on ripeän verkkouudistuksen edellytys

Kun seurakunta tai seurakuntayhtymä on tehnyt päätöksen verkkosivuston uudistamisesta Lukkarilla, alkaa valmistautuminen uudistukseen. Aivan ensimmäisenä työskentelylle tulee asettaa aikaraja: Milloin uusi verkkosivusto on tarkoitus julkaista? Heti alkuvaiheessa on hyvä ottaa yhteys Kirkon tiedostuskeskukseen (KT) ja kertoa suunnitelmasta Lukkarin käyttöönottoon sekä aikataulutoiveesta uuden sivuston julkistamiselle (verkkotuki@evl.fi). Yhteydenoton jälkeen täytetään lomake, jossa kysytään verkkouudistukseen liittyviä olennaisia perusasioita.

1) Nimetkää verkkouudistukselle yhteyshenkilöt ja kootkaa ydinryhmä. Onhan heillä riittävästi aikaa tehtäväänsä?

Verkkosivuston uudistamista ja Lukkarin käyttöönottoa varten tarvitaan kaksi yhteyshenkilöä seurakuntataloudesta (seurakunta tai seurakuntayhtymä). Yhteyshenkilöt vastaavat verkkouudistuksen prosessista ja koordinoinnista. He ovat uuden Lukkari-sivuston pääkäyttäjät, joilla on laajat oikeudet sivuston työstämiseen. Lukkari-yhteyshenkilöt opastavat ja tukevat työtovereita Lukkarin käytössä. Lukkari-yhteyshenkilöt saavat tukea työhönsä Kirkon tiedotuskeskuksesta (KT).

Kootkaa lisäksi muutaman hengen ydinryhmä verkkosivuston uudistamisen tueksi. Sopikaa työnjaosta ja ydinryhmän työskentelyn tavasta, esimerkiksi tiedonjaosta intrassa ja säännöllisistä viikottaisista tapaamisista.

Tehkää suunnitelma siitä, ketkä ylläpitävät verkkosivustoanne tulevaisuudessa. Kaikilla seurakunnan tai seurakuntayhtymän työntekijöillä on mahdollisuus Lukkarin-perusylläpitoon (mm. tapahtumien syöttäminen). Ylläpitoon kirjaudutaan z-alkuisin tunnuksin, joilla kirjaudutaan myös työkoneelle ja sähköpostiin.

2) Tutustukaa Lukkariin, jakakaa tietoa ja kouluttakaa tulevia ylläpitäjiä

Tutustukaa Lukkariin ja Lukkari-sivustoon koko työyhteisön kesken: sakasti.evl.fi/lukkari ja www.seinajoenseurakunta.fi. (Seinäjoki otti Lukkarin ensimmäisenä käyttöön.) Keskustelkaa verkkouudistuksesta työkokouksissa ja kutsukaa väkeä mukaan työhön. Jakakaa tietoa esim. intrassa ja viikkokirjeissä.

Nimetyt yhteyshenkilöt voivat tiedustella Lukkarin starttikoulutuksia KT:sta (verkkotuki@evl.fi). Koulutusta on tarjolla verkossa tai usean seurakunnan yhteiskoulutuksena. Koulutuksesta yhteyshenkilöt saavat eväitä seurakunnan tai seurakuntayhtymän sisäisten koulutusten järjestämiseen.

Järjestäkää seurakunnan sisäisiä koulutuksia koko henkilöstölle tai valituille työntekijöille (esim. työalavastaavat, sihteerit). Aiheena voi olla esimerkiksi seurakuntalaiskeskeisyys ja käyttäjäpersoonat tai hyvän verkkoviestinnän alkeet.

3) Valitkaa sivustomalli. Toimittakaa tiedot uuden sivuston sivustopohjan luomiseksi. Valmistautukaa vanhan sivuston alasajoon.

Tutustukaa Lukkarin sivustomalleihin Sakastissa. Arvioikaa erityisesti, millainen sivustomalli on toimiva seurakuntalaisten näkökulmasta ja millaisen sivustomallin ylläpitämiseen työntekijä- ja aikaresurssit riittävät.

Noin kolme kuukautta ennen uuden sivuston aiottua julkistamista, saatte uuden sivuston sivustopohjan työstettäväksi. Toimittakaa sivustopohjan luomiseen tarvittavat tiedot Lukkarin käyttötukeen saamanne lomakkeen kautta. Näin käyttötuki voi perustaa sivustopohjan, jota voitte alkaa työstää väliaikaisessa verkko-osoitteessa (seurakuntaxx.evlutkirkko.fi). Saatte väliaikaisen verkko-osoitteen käyttötuelta eli sitä ei tarvitse itse hankkia.

Arvioikaa oman verkkotunnuksen vaihtotarve. Suositus verkkotunnukseksi on muotoa esimerkkilanseurakunta.fi tai esimerkkilanseurakunnat.fi. Selkeä verkko-osoite tekee sivuston löytämisestä seurakuntalaisille helpompaa. Hankkikaa uusi verkkotunnus tai tehkää vanhan verkkotunnuksen siirtoon tarvittavien töiden tilaukset. Selvittäkää nykyisen sivuston irtisanomisehdot ja aikatauluttakaa vanhan sivuston alasajoon liittyvät tehtävät.

4) Suunnitelkaa uuden sivuston rakenne. Arvioikaa vanhan sivuston sisällöt ja uusien sisältöjen tarve. Työstäkää perussisällöt uudelle verkkosivustolle.

Tutustukaa Lukkari-sivuston rakenteeseen esimerkiksi Seinäjoen seurakunnan sivuston avulla. Päävalikko on jo kohdillaan ja seurakuntalaisilla testattu; se on samanlainen kaikissa sivustomalleissa. Suunnitelkaa uuden verkkosivuston sisällöllinen rakenne. Mitkä sisällöt tulevat minnekin?

Käykää läpi vanhan verkkosivustonne sisältö. Arvioikaa, mitkä sisällöt ovat käyttökelpoisia, tarpeellisia ja käytetyimpiä. Suunnitelkaa, mitkä sisällöt poistetaan, muokataan tai siirretään sellaisinaan uudelle verkkosivustolle. Arvioikaa, tarvitaanko uudelle sivustolle uutta sisältöä esimerkiksi kuvia henkilöstöstä tai tiloista.

Siirtäkää valitut ja editoidut vanhat tai uudet perussisällöt omille paikoilleen uudella verkkosivustolla. Ensin syötetään henkilöstön yhteystiedot, sitten kirkot ja tilat sekä hautausmaat. Tämän jälkeen näitä tietoja voi käyttää esimerkiksi toiminnan eli ryhmien ja tapahtumien kuvauksissa. Mitkä tiedot uudella sivustolla tulee ainakin olla ennen kuin se voidaan julkaista? Mitä voi täydentää myöhemmin?

***

Valmista! Nyt uuden sivuston voi julkaista – mutta se on vasta kaiken alku 🙂

Uudesta sivustosta kannattaa tiedottaa eri sidosryhmille ja tehdä tarvittavaa markkinointia.

Sivusto vaatii jatkuvaa ylläpitoa. Koko työyhteisö kannattaa perehdyttää Lukkarin ylläpitoon.

***

Lukkari on verkkosivuston julkaisujärjestelmä – ja enemmän! Seurakuntien verkkohankkeessa kehitetään Lukkaria pilotoiden vuoden 2014 aikana. Lukkarin käyttöönotto uusissa seurakunnissa tai seurakuntayhtymissä on mahdollista vuoden 2015 aikana. Seurakunnat voivat aloittaa verkkouudistukseen valmistautumisen itsenäisesti. Monipuolista materiaalia on kerätty sivulle sakasti.evl.fi/mitenmukaan. Kiinnostuksensa Lukkarin käyttöönottoon voi parhaiten kertoa lähettämällä sähköpostia: verkkotuki@evl.fi.

JÄTÄ KOMMENTTI

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *