Hyvä ihmisten johtaminen tai toisin sanoin työhyvinvoinnin johtaminen ja tuloksellinen, seurakuntalaiset huomioon ottava päätöksenteko ei onnistu ilman tietoa. Näin tietotulvan aikakaudella työyhteisön tilaan ja henkilöstöön liittyvän tiedon tuottamisen ja hyödyntämisen perusteita on tarpeen pohtia hetki yhdessä.
Vanha vaan ei vanhentunut suositus henkilöstötilinpäätöksen laatimisesta
Minkälaista henkilöstötietoa seurakuntapäättäjillä ja johdolla on käytössään, kerätäänkö tietoa tarpeeksi, mitä pitäisi kerätä, kuinka usein kerätään ja miten tietoa pitäisi jäsentää? Muun muassa näitä kysymyksiä pohdittiin jo 1990-luvun lopulla, kun kirkkohallitus antoi henkilöstötilinpäätöstä koskevan suosituksen. Sen mukaan ainakin suuremmissa seurakunnissa on tarkoituksenmukaista laatia vuosittain henkilöstön tilaa kuvaava erillinen raportti, jota kutsutaan henkilöstötilinpäätökseksi tai henkilöstökertomukseksi.
Vanha henkilöstötilinpäätössuositus on iästään huolimatta edelleen voimassa ja voimissaan. Sen tiimoilta käynnistyi monessa seurakunnassa vuosittainen henkilöstöraportin laatiminen. Niissä seurakunnissa, joissa henkilöstökertomusta ei ole tehty, on puolestaan toimintakertomuksessa esitelty henkilöstöasioita henkilöstömäärää laajemmin. Tätä on edellytetty muun muassa tilinpäätösohjeissa. Nyt joissakin seurakunnissa ollaan jo ottamassa seuraavaa askelta, kun niissä mietitään laajempia tiedolla johtamisen mahdollisuuksia.
Uudet henkilöstötilaston kuukausi- ja vuosiraportit
Kaikkia näitä prosesseja ja myös kaikkien seurakuntien henkilöstöjohtamista tukemaan käynnistimme KiT:ssä vuosi sitten keskeisiin henkilöstötilinpäätössuosituksen päivitettyihin tunnuslukuihin perustuvan tilastoraportin lähettämisen seurakuntien kirkkoherroille ja talouspäälliköille sekä seurakuntayhtymien talous- ja henkilöstöjohdolle. Keräsimme sen saajilta raportista palautetta ja muokkasimme sen kerran kuussa lähetettäväksi henkilöstötilaston kuukausiraportiksi ja kerran vuodessa lähetettäväksi vuosiraportiksi.
Ensimmäiset uudistetut raportit lähetimme tammikuun lopulla. Raportit ovat seurakunta-/seurakuntayhtymäkohtaisia. Ajatuksemme on ollut, että niiden tilastoja voidaan harkinnan mukaan ja tietosuojakysymykset huomioon ottaen hyödyntää myös seurakunnan henkilöstökertomuksessa tai -tilinpäätöksessä. Niistä voi olla apua myös, kun tarkastellaan kirkon yhteistoimintasopimuksen mukaisesti työhön, työympäristöön ja työyhteisön tilaan liittyviä, työn turvallisuutta ja terveellisyyttä kuvaavia tilasto- ja muita seurantatietoja.
Henkilöstötilaston kuukausiraportti sisältää tietoa muun muassa henkilöstörakenteesta, henkilöstöresursseista, sairauspoissaoloista ja henkilöstökuluista. Osa tiedoista koskee yhtä kuukautta, osa on kumulatiivista tietoa. Uutta raportissa on, että se sisältää myös vertailutietoa seurakunnan omaan vuoden takaiseen tilanteeseen nähden sekä oman hiippakunnan ja koko maan jäsenmäärältään lähimpiin seurakuntiin nähden. Monissa seurakuntien palautteissa toivottiin juuri tällaista vertailutiedon saamista. Tilasyistä vähensimme myös raportin taulukoita. Jätimme ne, joissa on eniten kuukausittaista vaihtelua tai jotka muutoin ovat operatiivisen johtamisen kannalta tärkeitä.
Henkilöstötilaston vuosiraportti sisältää puolestaan tietoja, joiden jatkuva kuukausittainen seuranta ei ole tarkoituksenmukaista. Raportissa on nyt tietoa henkilöstön ikärakenteesta, sukupuolirakenteesta ja koulutusasteesta. Niiden tietoa täydentävät kuukausiraportin kumulatiivista tietoa sisältävät taulukot.
Raporttien henkilöstö- ja palkkatiedot on saatu Kirkon palvelukeskuksen järjestelmistä. Jos jotkin raporttien tiedoista vaikuttavat teistä virheellisiltä, suosittelemme, että tarkistatte selosteesta, miten ko. raportin taulukko laaditaan ja tunnusluvut lasketaan. Lisäksi teidän olisi tarkistettava, mitä tai miten tietoja seurakunnassanne palvelukeskuksen järjestelmiin tallennetaan. Tähän liittyen toivomme, että tarkistaisitte ainakin, miten tutkintoja koskevat tiedot tulevat teillä tallennetuiksi. Kun otetaan huomioon kirkon kelpoisuusvaatimukset, nykyiset vuosiraportin koulutusastetta koskevat tiedot ovat tuskin ajantasaisia.
Jatkamme edelleen raportin kehittämistä ja otamme mielellään vastaan raporttia koskevia kehittämisehdotuksianne ja muuta palautetta. Voitte myös kysyä, jos jokin kohta raporteissa askarruttaa (sähköpostiosoite kit@evl.fi).
Kevan seurakunnille tarjoama Avaintiedot-palvelu
Eikä tässä vielä kaikki, myös muita henkilöstötiedon lähteitä on avautumassa. Kevan digitaalinen Avaintiedot-palvelu on tämän kevään aikana tulossa seurakuntien käyttöön. Sen sisältämän tiedon avulla on tarkoitus vaikuttaa työkyvyttömyydestä aiheutuviin kustannuksiin koko julkisella sektorilla, mutta, mikä on tärkeintä, siitä pitäisi olla konkreettista hyötyä myös organisaatiotason työkykyjohtamiseen. Palvelu sisältää muun muassa tietoa työkyvyttömyyden kokonaiskustannuksista ja eläke- ja kuntoutustilastoja.
Palvelussa on myös kyselyt-osio, joka on jo seurakunnille auki! Se sisältää ainakin työhyvinvointikyselyn tekemiseen toimivan, turvallisen, maksuttoman ja vertailut mahdollistavan työkalun. Muutama seurakunta on jo kyselyn toteuttanut. Suosittelen muillekin lämpimästi sen hyödyntämistä! Viestimme työhyvinvointikyselystä lisää keväällä, kun Avaintiedot-palvelu saadaan seurakunnille kokonaisuudessaan avatuksi.
KiT:n Ajankohtaiskyselyn tulokset
Sokerina pohjalla tietoa KiT:n Ajankohtaiskyselyn tuloksista: Ne on nyt julkaistu KiT:n sivuilla. Kyselyllä kerättiin KiT:lle työmarkkinaedunvalvontaa ja ajankohtaista neuvottelutoimintaa varten tietoa seurakuntien ja seurakuntayhtymien henkilöstöstä ja työnantajatoiminnasta, mutta uskomme, että tuloksille on käyttöä myös seurakunnissa.
Tulokset vahvistavat taloustilastojen näkymää seurakuntien taloudellisesta ahdingosta ja hillitsevät menojen lisäystä. Yli 60 % seurakunnista suunnittelee vähentävänsä henkilöstömenoja vuonna 2020, vuosi sitten luku oli parikymmentä prosenttiyksikköä pienempi (40 %). Henkilöstömenojen vähentämisessä keinot ovat säilyneet entisinä. Kärjessä ovat edelleen virkojen/tehtävien täyttämättä jättäminen, eläköityminen ja sijaisten ja määräaikaisten käytön vähentäminen. Irtisanomiset ja lomauttamiset eivät edelleenkään ole tavanomaisia, joskin niitä edeltävien tuta-neuvottelujen määrä näyttää seurakunnissa hienoisesti lisääntyvän.
Kirkon työelämä 2020 -ohjelmaa, Kirtekoa koskevat tulokset kannustavat suunnittelemaan jatkoa. Lähes puolet seurakunnista arvioi, että Kirtekolla on ollut vaikutusta seurakunnan työelämäasioihin ja lähes 80 % seurakunnista arvioi hyötyvänsä Kirtekon kaltaisesta työelämäohjelmasta tulevaisuudessa. Kirtekon mahdollinen jatko on kirkon sopijaosapuolten kesken pohdittavana parhaillaan käynnissä olevissa kirkon virka- ja työehtosopimusneuvotteluissa. Esillä on myös uusi työaikalaki ja työaikamääräykset. Vastanneista 70 % oli täysin tai osittain samaa mieltä, että KirVESTES:n nykyiset määräykset työajattomille ovat toimivat ja ne on perusteltua säilyttää.
Ajankohtaiskyselyyn vastaajille esitän lämpimät kiitokset! Kaikille toivotan voimia, viisautta ja rohkeutta henkilöstötiedon hyödyntämiseen johtamisessa ja päätöksenteossa sekä seurakunnan toiminnan kehittämisessä. Siinä on kirkon henkilöstökulut huomioon ottaen miljoonat pelissä!
Oili Marttila
Neuvottelupäällikkö
Kirkon työmarkkinalaitos 
